Regulamin 7 Polskiej Edycji Konferencji „Graphene and other 2D materials”
I POSTANOWIENIA OGÓLNE
- Organizatorem 7 Polskiej Edycji Konferencji „Graphene and other 2D materials” (7th Polish Conference „Graphene and other 2D materials”), dalej zwanej „Konferencją” jest Katedra Fizyki Ciała Stałego Wydziału Fizyki i Informatyki Stosowanej Uniwersytetu Łódzkiego, dalej zwana „Organizatorem”.
- Konferencja odbędzie się w dniach 12-14 września 2022 r. i będzie prowadzona w trybie stacjonarnym.
- W przypadku podwyższonego ryzyka związanego ze stanem epidemicznym, Konferencja zostanie zorganizowana w trybie on-line przy wykorzystaniu narzędzia Zoom lub równoważnego i będzie transmitowana na żywo na wybranej platformie.
- Językiem Konferencji jest język angielski.
- Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.
- Przesłanie do Organizatora zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Uczestnika postanowień niniejszego Regulaminu.
- Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian w programie i Regulaminie Konferencji oraz prawo do zmiany terminu, trybu przeprowadzenia Konferencji lub jej odwołania.
- W przypadku odwołania Konferencji Organizator zobowiązuje się powiadomić o tym fakcie zarejestrowanych Uczestników pocztą elektroniczną najpóźniej na 7 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Konferencji.
II WARUNKI UCZESTNICTWA
- Uczestnikiem Konferencji może być pełnoletnia osoba fizyczna, która spełni łącznie wszystkie warunki określone w pkt 2 poniżej. O uczestnictwie Uczestników decyduje kolejność zgłoszenia.
- Warunkiem uzyskania statusu Uczestnika Konferencji jest łączne spełnienie poniższych warunków:
- zgłoszenie uczestnictwa za pośrednictwem elektronicznego formularza rejestracyjnego, którego adres został udostępniony na stronie internetowej Konferencji: https://graphene2d.uni.lodz.pl/registration.php
- otrzymanie od Organizatora wiadomości przesłanej pocztą elektroniczną z potwierdzeniem rejestracji. W przypadku braku informacji potwierdzającej rejestrację w ciągu dwóch dni roboczych od momentu rejestracji, należy skontaktować się z Organizatorem wysyłając wiadomość na adres poczty elektronicznej: graphene2d@uni.lodz.pl
- Wniesienie opłaty konferencyjnej
- Wyróżnia się dwie formy uczestnictwa w Konferencji:
- udział bierny – Uczestnik, który spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z pkt. 2 powyżej. Uczestnikiem biernym jest również osoba zarejestrowana jako Uczestnik Konferencji będąca współautorem wystąpienia, ale nie prezentująca zgłoszonego referatu lub plakatu.
- udział czynny – Uczestnik, który przesłał streszczenie (abstrakt) swojego wystąpienia w formie referatu lub plakatu na adres poczty elektronicznej Organizatora a następnie to streszczenie zostało zaakceptowane przez Organizatora oraz spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z pkt. 2 powyżej. W ramach udziału czynnego Uczestnikowi przysługuje udział w Konferencji oraz możliwość wygłoszenia zgłoszonego referatu w formie wystąpienia ustnego lub w formie prezentacji plakatowej.
- Każdemu Uczestnikowi przysługuje udział w Konferencji prowadzonej w trybie stacjonarnym lub w trybie online, egzemplarz książki abstraktów w formie elektronicznej oraz na życzenie, certyfikat uczestnictwa w Konferencji w formie elektronicznej.
- W przypadku wspólnego opracowania referatu przez kilku autorów, referat podczas Konferencji wygłosi w formie wystąpienia ustnego jeden z autorów.
- Uczestnik oświadcza, że posiada wszystkie niezbędne zgody od współautorów na publikację wyników w tym abstraktu na stronie Konferencji i w materiałach konferencyjnych.
III ZASADY KONFERENCJI
- Termin rejestracji online uczestnictwa w Konferencji upływa w dniu 1 lipca 2022 r. Po tym terminie rejestracja online będzie niedostępna, chyba że Organizator przedłuży termin rejestracji.
- Organizator ustala program Konferencji oraz ma prawo dokonywania w nim zmian, również w dniu Konferencji, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
- Organizator nie odpowiada za problemy techniczne lub organizacyjne Uczestników związane z udziałem w Konferencji wynikające z przyczyn od niego niezależnych. W przypadku organizacji Konferencji w trybie on-line, Organizator nie odpowiada w szczególności za funkcjonowanie łącz internetowych po stronie Uczestników.
- Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie przedstawione przez niego w czasie Konferencji materiały i informacje. Uczestnik zobowiązany jest zapewnić, aby wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione przez niego podczas Konferencji nie naruszały przepisów prawa, ani praw lub dóbr osobistych osób trzecich.
- Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania niniejszego Regulaminu, zasad społecznych, instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora.
- W przypadku organizacji Konferencji w trybie on-line:
- Uczestnik w celu wzięcia udziału w Konferencji musi dysponować komputerem, smartfonem lub tabletem z podłączeniem do Internetu, wbudowanym lub zewnętrznym mikrofonem, opcjonalnie kamerą internetową. Wymagania dotyczące przepustowości łącza internetowego: optymalnie min. 20/20 Mbps, opuszczalne minimum to 10/10 Mbps.
- Organizator zapewnia Uczestnikom pomoc techniczną w trakcie Konferencji za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie na adres poczty elektronicznej lub numer telefonu Organizatora podane w elektronicznym formularzu rejestracyjnym.
- Najpóźniej 24 godziny przed rozpoczęciem Konferencji na adres poczty elektronicznej podany przez Uczestnika zostanie przesłane Uczestnikowi zaproszenie do uczestnictwa zawierające link do Konferencji.
- Uczestnik zobowiązuje się do nieprzekazywania linku umożliwiającego udział w Konferencji osobom niezarejestrowanym jako Uczestnicy.
- Uczestnik jest obowiązany do oznaczenia swojego udziału w Konferencji poprzez podanie pełnego imienia i nazwiska. Uczestnik obowiązany jest do podania prawdziwych, identyfikujących go danych osobowych.
- Uczestnik czynny wypowiada się w trakcie trwania Konferencji w wyznaczonym mu czasie oraz ma prawo brać udział w dyskusji moderowanej przez Organizatora. Uczestnik bierny ma prawo zadawać pytania prelegentom wyłącznie w trakcie dyskusji. O udzieleniu Uczestnikowi biernemu głosu w trakcie dyskusji decyduje moderator wyznaczony przez Organizatora.
IV PŁATNOŚCI
- Udział w Konferencji jest płatny. Opłata za udział w Konferencji uzależniona jest od statusu Uczestnika oraz terminu dokonania wpłaty:
- Uczestnik mający status studenta lub doktoranta, uprawniony jest do dokonania wpłaty w obniżonej wysokości: 600 zł. Organizator może podczas rejestracji w dniu rozpoczęcia Konferencji żądać od Uczestnika okazania dowodu posiadania statusu studenta lub doktoranta (np. Legitymacji Studenckiej).
- Pozostali Uczestnicy wnoszą opłatę regularną w wysokości 1300 zł.
- Opłata za udział w Konferencji obejmuje:
- uczestnictwo w Konferencji
- wyżywienie w postaci obiadu oraz przerw kawowych
- uczestnictwo w uroczystej kolacji
- materiały konferencyjne
- Opłata nie obejmuje kosztów pozostałego wyżywienia, przyjazdu i wyjazdu oraz zakwaterowania, które Uczestnik pokrywa samodzielnie.
V REZYGNACJA Z UDZIAŁU W KONFERENCJI
Rezygnacja przez Uczestnika z udziału w Konferencji może nastąpić wyłącznie poprzez przesłanie stosownej informacji na adres poczty elektronicznej: graphene2d@uni.lodz.pl.
Kwota zwracana Uczestnikowi uzależniona jest od terminu rezygnacji i jest pomniejszona o koszty poniesione przez Organizatora:
- Zwrot 100% wpłaty przy rezygnacji do dnia 29.07.2022
- Potrącenie 200 PLN przy rezygnacji do dnia 12.08.2022
- Zwrot 50% wpłaty przy rezygnacji od dnia 13.08.2022
- Brak zwrotu przy rezygnacji od dnia 01.09.2022
- Zwrot 80% opłaty, jeżeli Organizator zmieni tryb Konferencji ze stacjonarnego na online.
- Zwrot 100% opłaty w przypadku odwołania Konferencji
VI WIZERUNEK
- W przypadku Konferencji zorganizowanej w trybie on-line:
- Włączając kamerę w swoim urządzeniu i/lub mikrofon podczas Konferencji, Uczestnik wyraża poprzez to działanie zgodę na nieodpłatne rozpowszechnianie jego wizerunku i głosu przez Organizatora w związku z przeprowadzaną Konferencją.
- Uczestnicy bierni, którzy nie chcą, aby ich wizerunek i/lub głos były rozpowszechniane podczas trwania Konferencji są zobowiązani do wyłączenia kamery i/lub mikrofonu na swoim urządzeniu. Uczestnicy bierni, którzy zdecydują się na wyłączenie kamery/mikrofonu mogą kierować pytania do prelegentów podczas Konferencji lub wypowiadać się za pośrednictwem czatu.
- Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie przez Uniwersytet Łódzki, z siedzibą przy ul. Narutowicza 68 90-136 Łódź, jego danych osobowych polegające na utrwalaniu i nieodpłatnym upublicznianiu wizerunku i wypowiedzi utrwalonych w trakcie Konferencji, w tym oznaczaniu wypowiedzi jego imieniem i nazwiskiem, oraz umieszczeniu nagrań wypowiedzi na stronach internetowych i portalach społecznościowych Uniwersytetu Łódzkiego w celach promocyjnych, edukacyjnych oraz popularyzujących naukę.
- Uczestnik Konferencji udziela na rzecz Uniwersytetu Łódzkiego niewyłącznej i nieodpłatnej licencji na korzystanie z jego wizerunku i wypowiedzi utrwalonych w trakcie Konferencji, w tym oznaczaniu wypowiedzi jego imieniem i nazwiskiem, na następujących polach eksploatacji:
- w zakresie utrwalania i zwielokrotniania – wytwarzania, zapisu wszelkimi technikami w tym w szczególności: techniką zapisu magnetycznego, światłoczułą, audiowizualną, cyfrową, optyczną, komputerową niezależnie od formatu i nośnika, rozmiaru, formy i techniki;
- w zakresie rozpowszechniania – publiczne wyświetlenie, odtworzenie, a także publiczne udostępnienie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym w sieci internetowej i innych sieciach teleinformatycznych, multimedialnych i komputerowych, w szczególności w serwisie internetowym Uniwersytetu Łódzkiego.
W związku z udzieleniem licencji - Uczestnik zapewnia, że korzystanie z jego wypowiedzi w przedstawionym zakresie nie będzie naruszać niczyich praw, w szczególności praw własności intelektualnej, oraz nie wymaga uzyskania jakiegokolwiek zezwolenia od osoby trzeciej.
VII OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej zwanego „rozporządzeniem RODO” informujemy, że:
- Administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Łódzki z siedzibą w Łodzi, ul. Narutowicza 68, 90-136 Łódź;
- W każdym przypadku Pan/Pani może skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych: na wyżej wskazany adres korespondencyjny z dopiskiem: Inspektor Ochrony Danych UŁ lub e-mailowo pod adresem poczty elektronicznej: iod@uni.lodz.pl;
- Dane osobowe obejmujące: imię (imiona) i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, tytuł naukowy, afiliacja będą przetwarzane w następujących celach:
- rejestracji uczestnictwa oraz organizacji i przeprowadzenia 7 Polskiej Edycji Konferencji „Graphene and other 2D materials” organizowanej w dniach 12-14.09.2022 przez Katedrę Fizyki Ciała Stałego Wydziału Fizyki i Informatyki Stosowanej Uniwersytetu Łódzkiego, w tym przy wykorzystaniu narzędzia Zoom lub równoważnego w przypadku organizowania w trybie online;
- komunikowania się z Uczestnikami w sprawach związanych z Konferencją, udokumentowania jej przebiegu, w tym m.in. sporządzenia listy Uczestników, wydania zaświadczeń/certyfikatów uczestnictwa;
Dane osobowe w postaci wizerunku i imienia i nazwiska będą wykorzystywane w celach:
- promocyjnych, edukacyjnych i popularyzujących naukę na portalu Uniwersytetu Łódzkiego i w portalach społecznościowych oraz na stronie Konferencji w przypadku wyrażenia zgody na wykorzystanie wizerunku;
- Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:
- art. 6 ust. 1 lit e) rozporządzenia RODO w związku z art. 2 i 11 ustawy z 20 lipca 2018 roku Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (gdyż jest to niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi w związku z misją systemu szkolnictwa wyższego i nauki w zakresie kształcenia, działalności naukowej, kształtowania postaw obywatelskich, a także uczestnictwa w rozwoju społecznym oraz tworzeniu gospodarki opartej na innowacjach);
- art. 6 ust. 1 lit. b) rozporządzenia RODO (ponieważ jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy);
- art. 6 ust. 1 lit. c) rozporządzenia RODO (w związku z wymogami przepisów prawa oraz aktów prawa wewnętrznego obowiązującego w UŁ);
- art. 6 ust. 1 lit. a) rozporządzenia RODO na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie danych osobowych (w przypadku zgody na wykorzystanie wizerunku)
- W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej zgody, posiada Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody.
- Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotowi realizującemu Konferencję, członkom Komitetu Naukowego Konferencji oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie właściwych przepisów prawa oraz stosownych umów zawartych z Uniwersytetem Łódzkim. Pani/Pana dane osobowe (w postaci zarejestrowanego wizerunku) mogą być również przetwarzane przez dostawcę: platformy streamingowej wykorzystanej w trakcie organizacji wydarzenia, w ich centrach przetwarzania danych.
- Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, o którym mowa w pkt 3 powyżej przez okres przechowywania dokumentacji finansowo-księgowej Konferencji przez Uniwersytet Łódzki. W sytuacjach przewidzianych w przepisach prawa dane osobowe mogą być też przetwarzane w okresie niezbędnym do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń. W przypadku wyrażenia zgody na wykorzystanie wizerunku dane osobowe będą przechowywane do wycofania zgody.
- Przysługuje Pani/Panu prawo:
- dostępu do treści swoich danych,
- do sprostowania swoich danych, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym,
- do usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a także przenoszenia danych – w przypadkach przewidzianych prawem,
- do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
- do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2;
- Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla realizacji celów, o których mowa w pkt 3 powyżej.
VIII POSTANOWIENIA KOŃCOWE
- Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
- W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa polskiego.
- Regulamin wchodzi w życie z dniem 1.03.2022 roku.