Regulamin 7 Polskiej Edycji Konferencji „Graphene and other 2D materials”

I POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Organizatorem 7 Polskiej Edycji Konferencji „Graphene and other 2D materials” (7th Polish Conference „Graphene and other 2D materials”), dalej zwanej „Konferencją” jest Katedra Fizyki Ciała Stałego Wydziału Fizyki i Informatyki Stosowanej Uniwersytetu Łódzkiego, dalej zwana „Organizatorem”.
  2. Konferencja odbędzie się w dniach 12-14 września 2022 r. i będzie prowadzona w trybie stacjonarnym.
  3. W przypadku podwyższonego ryzyka związanego ze stanem epidemicznym, Konferencja zostanie zorganizowana w trybie on-line przy wykorzystaniu narzędzia Zoom lub równoważnego i będzie transmitowana na żywo na wybranej platformie.
  4. Językiem Konferencji jest język angielski.
  5. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.
  6. Przesłanie do Organizatora zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Uczestnika postanowień niniejszego Regulaminu.
  7. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian w programie i Regulaminie Konferencji oraz prawo do zmiany terminu, trybu przeprowadzenia Konferencji lub jej odwołania.
  8. W przypadku odwołania Konferencji Organizator zobowiązuje się powiadomić o tym fakcie zarejestrowanych Uczestników pocztą elektroniczną najpóźniej na 7 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Konferencji.

II WARUNKI UCZESTNICTWA

  1. Uczestnikiem Konferencji może być pełnoletnia osoba fizyczna, która spełni łącznie wszystkie warunki określone w pkt 2 poniżej. O uczestnictwie Uczestników decyduje kolejność zgłoszenia.
  2. Warunkiem uzyskania statusu Uczestnika Konferencji jest łączne spełnienie poniższych warunków:
    1. zgłoszenie uczestnictwa za pośrednictwem elektronicznego formularza rejestracyjnego, którego adres został udostępniony na stronie internetowej Konferencji: https://graphene2d.uni.lodz.pl/registration.php
    2. otrzymanie od Organizatora wiadomości przesłanej pocztą elektroniczną z potwierdzeniem rejestracji. W przypadku braku informacji potwierdzającej rejestrację w ciągu dwóch dni roboczych od momentu rejestracji, należy skontaktować się z Organizatorem wysyłając wiadomość na adres poczty elektronicznej: graphene2d@uni.lodz.pl
    3. Wniesienie opłaty konferencyjnej
  3. Wyróżnia się dwie formy uczestnictwa w Konferencji:
    1. udział bierny – Uczestnik, który spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z pkt. 2 powyżej. Uczestnikiem biernym jest również osoba zarejestrowana jako Uczestnik Konferencji będąca współautorem wystąpienia, ale nie prezentująca zgłoszonego referatu lub plakatu.
    2. udział czynny – Uczestnik, który przesłał streszczenie (abstrakt) swojego wystąpienia w formie referatu lub plakatu na adres poczty elektronicznej Organizatora a następnie to streszczenie zostało zaakceptowane przez Organizatora oraz spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z pkt. 2 powyżej. W ramach udziału czynnego Uczestnikowi przysługuje udział w Konferencji oraz możliwość wygłoszenia zgłoszonego referatu w formie wystąpienia ustnego lub w formie prezentacji plakatowej.
  4. Każdemu Uczestnikowi przysługuje udział w Konferencji prowadzonej w trybie stacjonarnym lub w trybie online, egzemplarz książki abstraktów w formie elektronicznej oraz na życzenie, certyfikat uczestnictwa w Konferencji w formie elektronicznej.
  5. W przypadku wspólnego opracowania referatu przez kilku autorów, referat podczas Konferencji wygłosi w formie wystąpienia ustnego jeden z autorów.
  6. Uczestnik oświadcza, że posiada wszystkie niezbędne zgody od współautorów na publikację wyników w tym abstraktu na stronie Konferencji i w materiałach konferencyjnych.

III ZASADY KONFERENCJI

  1. Termin rejestracji online uczestnictwa w Konferencji upływa w dniu 1 lipca 2022 r. Po tym terminie rejestracja online będzie niedostępna, chyba że Organizator przedłuży termin rejestracji.
  2. Organizator ustala program Konferencji oraz ma prawo dokonywania w nim zmian, również w dniu Konferencji, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
  3. Organizator nie odpowiada za problemy techniczne lub organizacyjne Uczestników związane z udziałem w Konferencji wynikające z przyczyn od niego niezależnych. W przypadku organizacji Konferencji w trybie on-line, Organizator nie odpowiada w szczególności za funkcjonowanie łącz internetowych po stronie Uczestników.
  4. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie przedstawione przez niego w czasie Konferencji materiały i informacje. Uczestnik zobowiązany jest zapewnić, aby wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione przez niego podczas Konferencji nie naruszały przepisów prawa, ani praw lub dóbr osobistych osób trzecich.
  5. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania niniejszego Regulaminu, zasad społecznych, instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora.
  6. W przypadku organizacji Konferencji w trybie on-line:
    1. Uczestnik w celu wzięcia udziału w Konferencji musi dysponować komputerem, smartfonem lub tabletem z podłączeniem do Internetu, wbudowanym lub zewnętrznym mikrofonem, opcjonalnie kamerą internetową. Wymagania dotyczące przepustowości łącza internetowego: optymalnie min. 20/20 Mbps, opuszczalne minimum to 10/10 Mbps.
    2. Organizator zapewnia Uczestnikom pomoc techniczną w trakcie Konferencji za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie na adres poczty elektronicznej lub numer telefonu Organizatora podane w elektronicznym formularzu rejestracyjnym.
    3. Najpóźniej 24 godziny przed rozpoczęciem Konferencji na adres poczty elektronicznej podany przez Uczestnika zostanie przesłane Uczestnikowi zaproszenie do uczestnictwa zawierające link do Konferencji.
    4. Uczestnik zobowiązuje się do nieprzekazywania linku umożliwiającego udział w Konferencji osobom niezarejestrowanym jako Uczestnicy.
  7. Uczestnik jest obowiązany do oznaczenia swojego udziału w Konferencji poprzez podanie pełnego imienia i nazwiska. Uczestnik obowiązany jest do podania prawdziwych, identyfikujących go danych osobowych.
  8. Uczestnik czynny wypowiada się w trakcie trwania Konferencji w wyznaczonym mu czasie oraz ma prawo brać udział w dyskusji moderowanej przez Organizatora. Uczestnik bierny ma prawo zadawać pytania prelegentom wyłącznie w trakcie dyskusji. O udzieleniu Uczestnikowi biernemu głosu w trakcie dyskusji decyduje moderator wyznaczony przez Organizatora.

IV PŁATNOŚCI

  1. Udział w Konferencji jest płatny. Opłata za udział w Konferencji uzależniona jest od statusu Uczestnika oraz terminu dokonania wpłaty:
    1. Uczestnik mający status studenta lub doktoranta, uprawniony jest do dokonania wpłaty w obniżonej wysokości: 600 zł. Organizator może podczas rejestracji w dniu rozpoczęcia Konferencji żądać od Uczestnika okazania dowodu posiadania statusu studenta lub doktoranta (np. Legitymacji Studenckiej).
    2. Pozostali Uczestnicy wnoszą opłatę regularną w wysokości 1300 zł.
  2. Opłata za udział w Konferencji obejmuje:
    1. uczestnictwo w Konferencji
    2. wyżywienie w postaci obiadu oraz przerw kawowych
    3. uczestnictwo w uroczystej kolacji
    4. materiały konferencyjne
  3. Opłata nie obejmuje kosztów pozostałego wyżywienia, przyjazdu i wyjazdu oraz zakwaterowania, które Uczestnik pokrywa samodzielnie.

V REZYGNACJA Z UDZIAŁU W KONFERENCJI

Rezygnacja przez Uczestnika z udziału w Konferencji może nastąpić wyłącznie poprzez przesłanie stosownej informacji na adres poczty elektronicznej: graphene2d@uni.lodz.pl.
Kwota zwracana Uczestnikowi uzależniona jest od terminu rezygnacji i jest pomniejszona o koszty poniesione przez Organizatora:

  1. Zwrot 100% wpłaty przy rezygnacji do dnia 29.07.2022
  2. Potrącenie 200 PLN przy rezygnacji do dnia 12.08.2022
  3. Zwrot 50% wpłaty przy rezygnacji od dnia 13.08.2022
  4. Brak zwrotu przy rezygnacji od dnia 01.09.2022
  5. Zwrot 80% opłaty, jeżeli Organizator zmieni tryb Konferencji ze stacjonarnego na online.
  6. Zwrot 100% opłaty w przypadku odwołania Konferencji

VI WIZERUNEK

  1. W przypadku Konferencji zorganizowanej w trybie on-line:
    1. Włączając kamerę w swoim urządzeniu i/lub mikrofon podczas Konferencji, Uczestnik wyraża poprzez to działanie zgodę na nieodpłatne rozpowszechnianie jego wizerunku i głosu przez Organizatora w związku z przeprowadzaną Konferencją.
    2. Uczestnicy bierni, którzy nie chcą, aby ich wizerunek i/lub głos były rozpowszechniane podczas trwania Konferencji są zobowiązani do wyłączenia kamery i/lub mikrofonu na swoim urządzeniu. Uczestnicy bierni, którzy zdecydują się na wyłączenie kamery/mikrofonu mogą kierować pytania do prelegentów podczas Konferencji lub wypowiadać się za pośrednictwem czatu.
  2. Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie przez Uniwersytet Łódzki, z siedzibą przy ul. Narutowicza 68 90-136 Łódź, jego danych osobowych polegające na utrwalaniu i nieodpłatnym upublicznianiu wizerunku i wypowiedzi utrwalonych w trakcie Konferencji, w tym oznaczaniu wypowiedzi jego imieniem i nazwiskiem, oraz umieszczeniu nagrań wypowiedzi na stronach internetowych i portalach społecznościowych Uniwersytetu Łódzkiego w celach promocyjnych, edukacyjnych oraz popularyzujących naukę.
  3. Uczestnik Konferencji udziela na rzecz Uniwersytetu Łódzkiego niewyłącznej i nieodpłatnej licencji na korzystanie z jego wizerunku i wypowiedzi utrwalonych w trakcie Konferencji, w tym oznaczaniu wypowiedzi jego imieniem i nazwiskiem, na następujących polach eksploatacji:
    1. w zakresie utrwalania i zwielokrotniania – wytwarzania, zapisu wszelkimi technikami w tym w szczególności: techniką zapisu magnetycznego, światłoczułą, audiowizualną, cyfrową, optyczną, komputerową niezależnie od formatu i nośnika, rozmiaru, formy i techniki;
    2. w zakresie rozpowszechniania – publiczne wyświetlenie, odtworzenie, a także publiczne udostępnienie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym w sieci internetowej i innych sieciach teleinformatycznych, multimedialnych i komputerowych, w szczególności w serwisie internetowym Uniwersytetu Łódzkiego.
    W związku z udzieleniem licencji - Uczestnik zapewnia, że korzystanie z jego wypowiedzi w przedstawionym zakresie nie będzie naruszać niczyich praw, w szczególności praw własności intelektualnej, oraz nie wymaga uzyskania jakiegokolwiek zezwolenia od osoby trzeciej.

VII OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej zwanego „rozporządzeniem RODO” informujemy, że:

  1. Administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Łódzki z siedzibą w Łodzi, ul. Narutowicza 68, 90-136 Łódź;
  2. W każdym przypadku Pan/Pani może skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych: na wyżej wskazany adres korespondencyjny z dopiskiem: Inspektor Ochrony Danych UŁ lub e-mailowo pod adresem poczty elektronicznej: iod@uni.lodz.pl;
  3. Dane osobowe obejmujące: imię (imiona) i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, tytuł naukowy, afiliacja będą przetwarzane w następujących celach:
    • rejestracji uczestnictwa oraz organizacji i przeprowadzenia 7 Polskiej Edycji Konferencji „Graphene and other 2D materials” organizowanej w dniach 12-14.09.2022 przez Katedrę Fizyki Ciała Stałego Wydziału Fizyki i Informatyki Stosowanej Uniwersytetu Łódzkiego, w tym przy wykorzystaniu narzędzia Zoom lub równoważnego w przypadku organizowania w trybie online;
    • komunikowania się z Uczestnikami w sprawach związanych z Konferencją, udokumentowania jej przebiegu, w tym m.in. sporządzenia listy Uczestników, wydania zaświadczeń/certyfikatów uczestnictwa;
    Dane osobowe w postaci wizerunku i imienia i nazwiska będą wykorzystywane w celach:
    • promocyjnych, edukacyjnych i popularyzujących naukę na portalu Uniwersytetu Łódzkiego i w portalach społecznościowych oraz na stronie Konferencji w przypadku wyrażenia zgody na wykorzystanie wizerunku;
  4. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:
    • art. 6 ust. 1 lit e) rozporządzenia RODO w związku z art. 2 i 11 ustawy z 20 lipca 2018 roku Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (gdyż jest to niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi w związku z misją systemu szkolnictwa wyższego i nauki w zakresie kształcenia, działalności naukowej, kształtowania postaw obywatelskich, a także uczestnictwa w rozwoju społecznym oraz tworzeniu gospodarki opartej na innowacjach);
    • art. 6 ust. 1 lit. b) rozporządzenia RODO (ponieważ jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy);
    • art. 6 ust. 1 lit. c) rozporządzenia RODO (w związku z wymogami przepisów prawa oraz aktów prawa wewnętrznego obowiązującego w UŁ);
    • art. 6 ust. 1 lit. a) rozporządzenia RODO na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie danych osobowych (w przypadku zgody na wykorzystanie wizerunku)
  5. W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej zgody, posiada Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody.
  6. Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotowi realizującemu Konferencję, członkom Komitetu Naukowego Konferencji oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie właściwych przepisów prawa oraz stosownych umów zawartych z Uniwersytetem Łódzkim. Pani/Pana dane osobowe (w postaci zarejestrowanego wizerunku) mogą być również przetwarzane przez dostawcę: platformy streamingowej wykorzystanej w trakcie organizacji wydarzenia, w ich centrach przetwarzania danych.
  7. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, o którym mowa w pkt 3 powyżej przez okres przechowywania dokumentacji finansowo-księgowej Konferencji przez Uniwersytet Łódzki. W sytuacjach przewidzianych w przepisach prawa dane osobowe mogą być też przetwarzane w okresie niezbędnym do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń. W przypadku wyrażenia zgody na wykorzystanie wizerunku dane osobowe będą przechowywane do wycofania zgody.
  8. Przysługuje Pani/Panu prawo:
    1. dostępu do treści swoich danych,
    2. do sprostowania swoich danych, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym,
    3. do usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a także przenoszenia danych – w przypadkach przewidzianych prawem,
    4. do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
    5. do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2;
  9. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla realizacji celów, o których mowa w pkt 3 powyżej.

VIII POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
  2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa polskiego.
  3. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1.03.2022 roku.